Baik berkomunikasi melalui tulisan maupun lisan, ada baiknya menganalisis audiens Anda terlebih dahulu. Ini akan membantu memastikan pesan Anda diterima sebagaimana mestinya dan mencapai sasaran yang Anda tetapkan.
1. Buat profil audiens Anda
Terutama penting saat berkomunikasi di luar departemen atau organisasi Anda. Cobalah untuk menentukan jumlah audiens dan area tanggung jawab mereka. Mengetahui perbedaan budaya atau bahasa yang ada juga akan membantu.
Berkomunikasi kepada audiens yang lebih besar biasanya memerlukan gaya dan format yang lebih formal. Sebaliknya, kelompok yang lebih kecil mungkin lebih nyaman dengan pendekatan informal. Dalam kedua kasus, sesuaikan pesan Anda dengan kebutuhan mereka. Manajer sumber daya manusia, misalnya, memerlukan informasi yang berbeda dari supervisor produksi.
Audiens yang memiliki keahlian yang sama dengan Anda seharusnya dapat memahami materi Anda dengan mudah. Namun, mereka yang memiliki keahlian yang berbeda mungkin memerlukan informasi latar belakang tambahan. Meskipun hal ini mungkin membosankan bagi sebagian audiens Anda, masalah yang lebih buruk adalah membuat yang lain benar-benar bingung. Tujuan Anda adalah agar semua orang memahami pesan Anda.
Berkomunikasi dengan orang-orang dari budaya atau bahasa yang berbeda memerlukan perhatian khusus. Minimalkan penggunaan idiom, jargon, dan bahasa gaul. Perhatikan juga gerakan tangan dan bahasa tubuh Anda. Gerakan yang umum di Amerika Serikat mungkin menyinggung seseorang dari negara lain. Konsultasikan dengan spesialis jika Anda khawatir tentang bagaimana gerakan Anda dapat dipersepsikan.
2. Rencanakan reaksi audiens
Dampak yang akan ditimbulkan oleh pesan Anda menentukan cara Anda menyampaikan informasi. Jika pesan Anda bernada positif atau netral, Anda dapat menyampaikan rekomendasi dengan cara yang lugas dan langsung di awal pesan.
Jika Anda perlu menyampaikan berita buruk (penutupan pabrik, kenaikan harga, dan semacamnya), berikan lebih banyak bukti pendukung, dan secara bertahap beralih ke materi yang paling mungkin menimbulkan reaksi negatif. Pastikan audiens Anda memahami alasan di balik keputusan dan saran Anda.
Antisipasi pula kebutuhan para pengambil keputusan dan sertakan data yang diperlukan. Ini dapat mencakup angka laba/rugi, kuota produksi, biaya utilitas, dan sebagainya.
3. Mengantisipasi dan menjawab pertanyaan
Setelah menyusun pesan, tinjau kembali untuk mengetahui apakah ada celah yang dapat menimbulkan pertanyaan. Temukan cara untuk memasukkan informasi tambahan dalam materi tanpa mengurangi pesan Anda. Tindak lanjuti dengan email atau memo jika diperlukan. Tinjauan oleh seseorang di luar departemen Anda dapat mengidentifikasi masalah atau pertanyaan tertentu yang perlu ditangani.